Plugin Workflows (flujos de trabajo)

El plugin Workflows es una herramienta potente que le permitirá realizar múltiples acciones.

Algunas de estas acciones son:

• Asignación de dorsal.
• Asignación de chip.
• Control de dorsales entregados.
• Comprobación del chip.
• Mostrar la clasificación de un participante.

Encontrará ejemplos de cada una en los artículos relacionados al final de esta página.

1. Características

Algunas de las características de esta herramienta son:

• Se pueden ejecutar todas al mismo tiempo en el mismo o en diferentes dispositivos. Si se ejecutan en el mismo dispositivo, pueden ejecutarse en el mismo navegador en diferentes pestañas, ventanas o en diferentes navegadores.
• Se pueden ejecutar distintos workflows para diferentes grupos de trabajo. Por ejemplo, puede tener un workflow en el que se comprueba el dorsal de un participante y, en otro workflow en otra zona, la asignación del dorsal.
• Se pueden utilizar ordenadores, tabletas o móviles para ejecutarlas. Se ejecutan sobre un navegador en cualquier dispositivo que tenga conexión a internet.
• Las acciones que se configuran y se ejecutan se reflejan instantáneamente en Copernico.
• Las acciones que se realizan sobre un participante se muestran como una incidencia en dicho participante y, por tanto, pueden deshacerse.
• Se puede utilizar la cámara del dispositivo para leer un QR o un código de barras. Simplemente se tiene que dar permiso al navegador para que la utilice mientras está activo el workflow.
• Se puede utilizar un lector de mano para introducir el código del chip que se va a asignar. Para esta acción deberá utilizar el programa TSLector.

2. ¿Cómo se crea un workflow?

Para acceder a Workflows, seleccione Plugins en el menú lateral izquierdo y haga clic en acceder en la tarjeta Workflows.

En la pantalla principal se encuentra una URL que podrá compartir para que, mediante un PIN, se acceda a cada uno de los flujos de trabajo. Si existen varios workflows, deberá haber un PIN diferente para cada uno de ellos.

Si no existe ningún workflow, esa URL no concederá acceso. Si ya existe alguno, desde aquí podrá compartirlo, copiarlo, modificarlo o borrarlo.

Para crear el primer workflow, pulse el botón ADD en la esquina superior derecha o importe uno de una carrera pasada.

Una vez dentro existen dos pestañas:

• Configuration: para crear un workflow.
• Preview: podrá tener una vista previa del funcionamiento del workflow.

Al acceder a Configuration existen diferentes secciones, que se describen a continuación.

3. Info del workflow

Pin: código de acceso para poder acceder a un workflow.

Name: nombre del workflow; servirá para diferenciar un workflow de otro.

4. Query: fase de consulta

En esta sección se eligen los campos en los que se va a permitir la búsqueda en la base de datos, por ejemplo, DNI (Identification), apellidos, boletín o cualquier otro campo que se encuentre en dicha base de datos.

Color: permite seleccionar distintos colores. Si existen varios workflows, puede distinguirlos por el color; también permite distinguir por colores cada paso dentro del workflow.

Title: nombre que se va a mostrar en el workflow. Por ejemplo: «Dorsal».

Info: se puede dejar en blanco. Se puede añadir información al título para un mayor entendimiento de la persona que ejecuta el workflow.

Mode: es un seleccionable con las opciones:

• AND: se deben cumplir todas las condiciones de la query.
• OR: solo se tiene que cumplir una de las condiciones de la query, si existieran varias.

Hay que pulsar sobre Add my first query field para añadir los campos de búsqueda.

• Seleccionar el campo: por ejemplo, dorsal.
• Seleccionar el operador. Hay dos opciones:
  • equals: debe existir una coincidencia exacta. En el caso del DNI o el dorsal sería el operador que se debe utilizar.
  • contains: si no debe existir una coincidencia exacta. Por ejemplo, el campo apellidos.
• Autofocus: el campo permanecerá seleccionado por defecto al iniciar y cada vez que finalice el workflow.
• Scannable: permite el uso de la cámara para su lectura. Toda aquella información que se pueda obtener de un QR o un código de barras.
• Auto-submit: si está marcada, la consulta se enviará automáticamente cuando el usuario cambie el valor del campo de consulta.

5. Selección: fase de muestra y selección

La fase de selección se utiliza para elegir a qué participante(s) se aplicará la acción. Solo se mostrará en caso de que la fase de consulta devuelva más de un participante, y se ignorará en caso contrario.

Color: permite distinguir por colores cada paso dentro del workflow.

Title: nombre que se va a mostrar a este paso o sección en el workflow. Por ejemplo, «Datos Atleta».

Info: se puede dejar en blanco. Se puede añadir información al título para un mayor entendimiento de la persona que ejecuta el workflow.

Multiple: si está marcada, el usuario podrá seleccionar varios participantes. Si no está marcada, solo se podrá seleccionar un participante. Dependerá de la búsqueda y de la acción que se vaya a realizar si se quiere dejar marcada o no.

Hay que pulsar sobre Add my first select field para añadir los campos que se mostrarán. Por ejemplo, dorsal, nombre, apellidos y DNI serán los más habituales.

6. Action: fase de acción

Color: permite distinguir por colores cada paso dentro del workflow.

Title: nombre que se va a mostrar a este paso o sección en el workflow. Por ejemplo, «Entregar dorsal».

Info: se puede dejar en blanco. Se puede añadir información al título para un mayor entendimiento de la persona que ejecuta el workflow.

Multiple: si está marcada, la acción se realizará en todos los participantes seleccionados en la fase «Seleccionar». Si no está marcada, la fase de acción se realizará varias veces, una por participante seleccionado en la fase «Seleccionar».

Participant Open by default: si está marcada, el formulario del participante se abrirá por defecto en la fase de acción del workflow, mostrando los campos de la fase «Seleccionar».

Action fields: estos son los campos que el usuario tendrá disponibles para editar. Se puede preasignar un valor, y no se requerirá ninguna entrada para dichos campos. Por ejemplo, campo entregado y valor preasignado «si». Si todos los campos de acción tienen valores preasignados, el sistema aplica la acción directamente, sin mostrar la fase de acción.

Hay que pulsar sobre Add my first action field para añadir los campos en los que se realizará la acción. Por ejemplo, el campo entregado con valor preasignado «si» o el campo dorsal, sin valor preasignado, si lo que se quiere es asignar un dorsal.

Si las opciones de asignación son múltiples, tendrá que crearlas como valores permitidos.

En este paso se permite la creación de campos en la base de datos. Por defecto no existe un campo «Entregado», pero podrá crearlo en esta fase de una forma muy sencilla. Simplemente introduzca un nombre para el campo y se mostrará la opción «crear campo».

7. Confirm: fase de confirmación

Enable Confirm Step: este paso no es obligatorio a la hora de realizar un workflow; por tanto, puede indicar si quiere o no que aparezca marcando la casilla.

Color: permite distinguir por colores cada paso dentro del workflow.

Title: nombre que se va a mostrar a este paso o sección en el workflow. Por ejemplo, «Confirmación».

Info: se puede dejar en blanco. Se puede añadir información al título para un mayor entendimiento de la persona que ejecuta el workflow.

Skip Time: indica el tiempo durante el que se van a mostrar los datos de confirmación. Una vez pasado este tiempo, el workflow volverá al inicio.

Summary Fields: podrá añadir los campos necesarios para verificar que el proceso se ha realizado al atleta correcto.

Una vez creado el workflow, pulse guardar en la esquina superior derecha.

8. Artículos relacionados

• Workflows — Guía rápida
• Workflows: Entrega de dorsales
• Workflows: Asignar un chip
• Workflows: Asignar dorsal
• Workflows: Registro médico
• Workflows: Jueces

Transcripción del vídeo

En el menú de configuración de workflows tenemos la opción de importar workflows de carreras pasadas. Simplemente seleccionaremos el botón importar y buscaremos, en la lista de carreras de nuestra empresa, aquella de la que queremos hacer la importación; arriba tenemos un buscador por si quisiéramos acotar la búsqueda.

Simplemente seleccionaremos la carrera e importaremos. Con esto habremos copiado los mismos workflows que había en la otra carrera. Sería recomendable que revisáramos la configuración de los workflows por si tenemos que crear alguna columna específica para el workflow o cambiar algún paso. Podría ser la búsqueda, si no tenemos el número de inscripción dentro de esta carrera: creando el campo en la importación de participantes o seleccionando uno distinto dentro de los que tenemos disponibles en esta carrera.