¿Qué es Workflows?
Workflows es un sistema para crear y ejecutar procesos de modificación de datos en varios pasos sobre registros de participantes. Está diseñado para operaciones en vivo (expos de carreras, conferencias, recintos deportivos), donde el personal necesita una herramienta rápida, guiada y adaptada a dispositivos móviles para buscar participantes y actualizar sus registros sobre la marcha.
- Panel de Configuración — donde los organizadores diseñan y configuran los workflows.
- Aplicación de Ejecución — donde el personal ejecuta los workflows sobre datos reales.
Conceptos Fundamentales
Los Cuatro Pasos
Cada workflow se construye en hasta cuatro pasos secuenciales. Algunos pasos pueden omitirse según el caso de uso.
- Búsqueda
- Selección
- Acción
- Confirmación (opcional)
1. Query (Búsqueda)
El operador introduce un valor (dorsal, nombre, código escaneado) para localizar participantes. Puede configurarse auto‑envío, múltiples campos AND/OR y escáner.
Mockup — Pantalla de búsqueda
2. Select (Selección)
Si la búsqueda devuelve varios resultados, el operador elige uno o varios. Puedes definir qué campos se ven en la lista y en el detalle.
Mockup — Pantalla de selección
3. Action (Acción)
Es el paso donde se escriben o modifican los datos: campos manuales (texto, número, fecha, desplegable, foto) o automáticos (estáticos o dinámicos).
Mockup — Pantalla de acción
4. Confirm (Confirmación)
Pantalla opcional donde se revisan datos antiguos/nuevos. Puede auto‑desaparecer con temporizador.
Mockup — Pantalla de confirmación
Acceso y Autenticación
Cada workflow tiene un PIN. Opcionalmente, se puede requerir autenticación (solo en modo local) para asociar operaciones con el usuario.
Filtrado por Evento
El workflow puede limitarse a un único evento (10K, Media Maratón, etc.).
Modos de Datos: Local y Remoto
Modo local — descarga la base de participantes al navegador (IndexedDB), funciona offline y sincroniza en segundo plano. Adecuado para personal interno.
Modo remoto — no descarga datos; cada búsqueda va al servidor. Adecuado para acceso de participantes vía enlace.
Comparativa
| Local | Remoto | |
|---|---|---|
| Audiencia | Personal interno | Participantes |
| Datos en dispositivo | Base completa | Ninguno |
| Offline | Sí | No |
| Velocidad | Instantánea | Depende de red |
| Privacidad | Descarga completa | Solo consulta |
Como configurar un Workflow
Crear uno nuevo
- Abrir el Panel de Configuración.
- Hacer clic en Nuevo Workflow.
- Configurar los pasos.
Información General
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Nombre descriptivo del workflow. |
| PIN | Código de acceso. |
| Autenticación | Solo en modo local. |
| Evento | Restringe a un evento concreto. |
Paso de Búsqueda (Query)
- Campos de búsqueda
- Operadores equals / contains
- Auto‑envío
- Escáner
- Tipo de entrada
- Modo OR/AND
Paso de Selección
- Selección única/múltiple
- Campos visibles y destacados
Paso de Acción
- Campos manuales
- Campos automáticos
- Mostrar datos actuales
Paso de Confirmación
- Habilitar/deshabilitar
- Auto‑aprobación
- Solo campos modificados
Ejecutar un Workflow
- Abrir URL / escanear QR
- Introducir PIN
- Seguir los pasos
Consejos y Buenas Prácticas
- Usa auto‑envío + escáner para operaciones rápidas.
- Activa autenticación cuando necesites trazabilidad.
- Restringe por evento para reducir errores.
- Activa confirmación en cambios críticos.
- Usa máscaras en teléfono, email, DNI.
- Prueba workflows en modo test para formación.
- Comparte workflows públicos solo en modo remoto.
- Evita usar dorsales como identificador en workflows remotos que modifican datos.
- Modo local para personal interno con poca conectividad.
Algunos workflows de ejemplo
1. Workflow para asignar un chip / Workflow para asignar un dorsal
| Query | Dorsal, escaneable. |
| Select | Dorsal, nombre, apellido. |
| Action | Número de chip. |
| Confirm | Habilitado. |
2. Check‑in Automático
| Query | Número de boletín. |
| Select | Datos básicos. |
| Action | checkin = timestamp, operador = currentUser |
| Confirm | Deshabilitado. |
3. Registro Fotográfico
| Query | Dorsal. |
| Select | Datos básicos. |
| Action | Foto. |
| Confirm | Habilitado. |
Casos de Uso Adicionales
Control de Acceso
| Query | ID credencial o QR. |
| Select | Nombre, credencial, zonas. |
| Action | timestamp, operador, zona estática. |
| Confirm | Opcional. |
Perfil de Evento Deportivo
| Query | Dorsal o nombre. |
| Select | Dorsal, nombre, estado del perfil. |
| Action | Teléfono, camiseta, emergencias, salud. |
| Confirm | Habilitado. |
Workflow para entregar dorsales / productos
| Query | Dorsal / nombre. |
| Select | Dorsal, nombre, estado kit. |
| Action | kitRecogido, timestamp, operador. |
| Confirm | No. |
Cambio de Categoría o Evento
| Query | Dorsal / nombre. |
| Select | Evento actual, categoría. |
| Action | Nuevo evento / nueva categoría. |
| Confirm | Sí. |
Etiquetado Médico
| Query | Dorsal. |
| Select | Datos médicos básicos. |
| Action | Incidencia, tratamiento, gravedad; timestamp, operador. |
| Confirm | Sí. |
Asignación de Tareas a Voluntarios / Workflow para jueces con acciones
| Query | ID voluntario / nombre. |
| Select | Múltiple. |
| Action | Zona, turno; asignadoPor. |
| Confirm | Sí. |
Autoservicio — Consulta de Inscripción.
Especialmente pensado para participantes en lo que pueden consultar sus datos de inscripción.
| Modo | Remoto. |
| Query | Dorsal o email. |
| Select | Datos básicos. |
| Action | Ninguno (solo lectura). |
| Confirm | No. |
Autoservicio — Completar Perfil
Especialmente pensado para participantes en lo que pueden consultar y editar ciertos datos de su inscripción.
| Modo | Remoto. |
| Query | DNI o número de confirmación. |
| Select | Datos básicos. |
| Action | Teléfono, emergencias, camiseta. |
| Confirm | Sí. |
Comentarios
El artículo está cerrado para comentarios.