Workflows — Guía rápida

Para saber cómo acceder a Workflows y ver cada opción en detalle, consulte Plugin Workflows (flujos de trabajo) o la guía oficial de la aplicación, que se abre con el botón DOCUMENTATION de la página Workflows (guía de uso de Workflows).

 

 

1. ¿Qué es Workflows?

Workflows es un sistema para crear y ejecutar procesos de modificación de datos en varios pasos sobre registros de participantes. Está diseñado para operaciones en vivo (expos de carreras, conferencias, recintos deportivos), donde el personal necesita una herramienta rápida, guiada y adaptada a dispositivos móviles para buscar participantes y actualizar sus registros sobre la marcha.

• Panel de Configuración: donde los organizadores diseñan y configuran los workflows.
• Aplicación de Ejecución: donde el personal ejecuta los workflows sobre datos reales.

 

2. Conceptos fundamentales

 

2.1. Los cuatro pasos

Cada workflow se construye en hasta cuatro pasos secuenciales. Algunos pasos pueden omitirse según el caso de uso.

1. Búsqueda
2. Selección
3. Acción
4. Confirmación (opcional)

1. Query (Búsqueda)

El operador introduce un valor (dorsal, nombre, código escaneado) para localizar participantes. Puede configurarse auto‑envío, múltiples campos AND/OR y escáner.

Mockup — Pantalla de búsqueda

2. Select (Selección)

Si la búsqueda devuelve varios resultados, el operador elige uno o varios. Puede definir qué campos se ven en la lista y en el detalle.

Mockup — Pantalla de selección

3. Action (Acción)

Es el paso donde se escriben o modifican los datos: campos manuales (texto, número, fecha, desplegable, foto) o automáticos (estáticos o dinámicos).

Mockup — Pantalla de acción

4. Confirm (Confirmación)

Pantalla opcional donde se revisan los datos antiguos y nuevos. Puede desaparecer automáticamente con un temporizador.

Mockup — Pantalla de confirmación

 

2.2. Acceso y autenticación

Cada workflow tiene un PIN. Opcionalmente, se puede requerir autenticación (solo en modo local) para asociar las operaciones con el usuario.

 

2.3. Filtrado por evento

El workflow puede limitarse a un único evento (10K, Media Maratón, etc.).

 

3. Modos de datos: local y remoto

Modo local: descarga la base de participantes al navegador (IndexedDB), funciona sin conexión y sincroniza en segundo plano. Adecuado para personal interno.

Modo remoto: no descarga datos; cada búsqueda va al servidor. Adecuado para acceso de participantes vía enlace.

 

3.1. Comparativa

	Local	Remoto
Audiencia	Personal interno	Participantes
Datos en dispositivo	Base completa	Ninguno
Offline	Sí	No
Velocidad	Instantánea	Depende de la red
Privacidad	Descarga completa	Solo se devuelven los registros consultados

 

4. Cómo configurar un workflow

 

4.1. Crear uno nuevo

1. Abra el panel de configuración: en la carrera, Plugins › tarjeta Workflows (vea Plugin Workflows (flujos de trabajo)).
2. Haga clic en ADD.
3. Configure los pasos.

 

4.2. Información general

Campo	Descripción
Nombre (Name)	Nombre descriptivo del workflow.
Pin	Código de acceso.
Autenticación (Authentication)	Solo en modo local.
Evento (Event)	Restringe a un evento concreto.

 

4.3. Paso de búsqueda (Query)

• Campos de búsqueda (Field)
• Operadores equals / contains (Operator)
• Auto‑envío (Auto-submit)
• Escáner (Scannable)
• Tipo de entrada (HTML Input type)
• Modo OR/AND (Mode)

 

4.4. Paso de selección

• Selección única/múltiple (Multiple)
• Campos visibles y destacados

 

4.5. Paso de acción

• Campos manuales
• Campos automáticos (Auto-assign)
• Mostrar datos actuales (Participant Open by default)

 

4.6. Paso de confirmación

• Habilitar/deshabilitar (Enable Confirm Step)
• Auto‑aprobación
• Solo campos modificados

 

5. Ejecutar un workflow

1. Abra la URL o escanee el QR.
2. Introduzca el PIN.
3. Siga los pasos.

 

6. Consejos y buenas prácticas

• Use auto‑envío + escáner para operaciones rápidas.
• Active la autenticación cuando necesite trazabilidad.
• Restrinja por evento para reducir errores.
• Active la confirmación en cambios críticos.
• Use máscaras en teléfono, email y DNI.
• Pruebe los workflows en modo test para formación.
• Comparta workflows públicos solo en modo remoto.
• Evite usar dorsales como identificador en workflows remotos que modifican datos.
• Use el modo local para personal interno con poca conectividad.

 

7. Algunos workflows de ejemplo

 

7.1. Workflow para asignar un chip / Workflow para asignar un dorsal

Query	Dorsal, escaneable.
Select	Dorsal, nombre, apellido.
Action	Número de chip (o dorsal).
Confirm	Habilitado.

 

7.2. Check‑in automático

Query	Número de inscripción.
Select	Datos básicos.
Action	checkin = timestamp, operador = currentUser
Confirm	Deshabilitado.

 

7.3. Registro fotográfico

Query	Dorsal.
Select	Datos básicos.
Action	Foto.
Confirm	Habilitado.

 

8. Casos de uso adicionales

 

8.1. Control de acceso

Query	ID credencial o QR.
Select	Nombre, credencial, zonas.
Action	timestamp, operador, zona estática.
Confirm	Opcional.

 

8.2. Perfil de evento deportivo

Query	Dorsal o nombre.
Select	Dorsal, nombre, estado del perfil.
Action	Teléfono, camiseta, emergencias, salud.
Confirm	Habilitado.

 

8.3. Workflow para entregar dorsales / productos

Query	Dorsal / nombre.
Select	Dorsal, nombre, estado kit.
Action	kitRecogido, timestamp, operador.
Confirm	No.

 

8.4. Cambio de categoría o evento

Query	Dorsal / nombre.
Select	Evento actual, categoría.
Action	Nuevo evento / nueva categoría.
Confirm	Sí.

 

8.5. Etiquetado médico

Query	Dorsal.
Select	Datos médicos básicos.
Action	Incidencia, tratamiento, gravedad; timestamp, operador.
Confirm	Sí.

 

8.6. Asignación de tareas a voluntarios / Workflow para jueces con acciones

Query	ID voluntario / nombre.
Select	Múltiple.
Action	Zona, turno; asignadoPor.
Confirm	Sí.

 

8.7. Autoservicio — Consulta de inscripción

Especialmente pensado para participantes en los que pueden consultar sus datos de inscripción.

Modo	Remoto.
Query	Dorsal o email.
Select	Datos básicos.
Action	Ninguno (solo lectura).
Confirm	No.

 

8.8. Autoservicio — Completar perfil

Especialmente pensado para participantes en los que pueden consultar y editar ciertos datos de su inscripción.

Modo	Remoto.
Query	DNI o número de confirmación.
Select	Datos básicos.
Action	Teléfono, emergencias, camiseta.
Confirm	Sí.