Importación de participantes

Puede importar los participantes en Copernico a partir de un archivo CSV o Excel (XLSX).

Si utiliza Live, es importante que suba un listado provisional para que los usuarios de la app puedan empezar a seguir a los participantes.

1. Preparación del archivo de inscritos

Puede subir el archivo en formato CSV o XLSX. Esta es una plantilla de ejemplo realizada en las Hojas de cálculo de Google. Puede dejar las demás columnas en blanco si no necesita utilizar esa información.

Las etiquetas de la cabecera de cada columna no tienen por qué coincidir con los nombres de Copernico. Si no coinciden, podrá asociar el valor manualmente en la importación.

Copernico asocia automáticamente las columnas cuya cabecera reconoce (sin distinguir mayúsculas), por ejemplo: «id», «Evento»/«Event», «Nombre»/«Name», «Apellidos»/«Surname», «Dorsal»/«Bib», «Sexo»/«Gender», «Categoria»/«Category», «Fecha de nacimiento»/«Birthdate», «Salida»/«Wave», «Chip»/«Tag», «Club», «Equipo»/«Team», «Tipo de equipo»/«Team type», «Email»/«Correo». El resto se asocian a mano durante la importación.

Puede añadir campos personalizados añadiendo columnas en el archivo de participantes que va a importar.

Importante: recuerde añadir en una de las columnas el evento al que se van a importar los participantes.

Cada fichero puede tener como máximo 75 000 filas.

2. Importación del listado en Copernico

1. Acceda a la sección de participantes (Participants) en el menú de la carrera.
2. Pulse el icono de importar participantes (una nube con una flecha) en la barra lateral derecha. Se abre el panel de importación con las pestañas Importar desde archivo, Importar desde listado de inscritos y Último resumen.
3. En Importar desde archivo, arrastre el archivo o haga clic en el recuadro para elegirlo en su equipo.

   

4. En la primera importación, seleccione Reemplazar. Para modificar o completar los datos de los participantes que ya existen, use el modo de modificación (Modify). En ese modo aparece la casilla Añadir participantes nuevos que no estén en el sistema: márquela si las filas que no correspondan a ningún participante deben darse de alta; si no, se ignoran. Le explicamos cuándo usar cada modo en ¿Reemplazar o modificar la base de datos de participantes en Copernico?
5. Complete la información del documento y haga clic en el botón Subir.
   • CSV: complete el delimitador, el encoding y el formato de fecha. Si utiliza Microsoft Excel en España, el delimitador siempre será punto y coma.
   • XLSX: complete el formato de fecha.

   

6. Compruebe que cada campo de su documento está asociado al campo correcto en Copernico y haga clic en Guardar. Si ya ha importado antes un fichero parecido, puede elegir un mapeo anterior en Historial de mapeos (consulte el apartado Historial de mapeos).
   • Campo original: campo en su documento de importación.
   • Tipo (Type): Regular para los campos de Copernico; crear (Create) para crear un campo personalizado nuevo con esa columna; ignorar (Ignore) para no importar la columna; Attribute si es un atributo del evento (solo aparece si la carrera tiene atributos), y Time si es un tiempo de un punto de control (solo en el modo de modificación, después de elegir el evento).
   • Campo a asignar: campo en Copernico. Si el que se muestra no es el correcto, elíjalo en el desplegable; ahí aparecen también los campos personalizados que ya existen en la carrera.

   

   Para importar una columna del archivo como campo personalizado nuevo, elija el tipo crear (Create): aparece un campo con el nombre de la cabecera de la columna, que puede cambiar.

7. Asocie los valores de eventos, categorías y salidas de su documento con los que ya haya creado previamente en Copernico y haga clic en Guardar. Si la categoría del archivo no existe en la carrera, podrá elegir si la asigna a una categoría ya existente en la configuración de carrera o si Copernico crea automáticamente una nueva categoría. Para cada valor puede elegir uno existente, conservar el valor (Keep value) o crearlo (Create value). Las categorías creadas así se añaden al evento como mixtas y sin edades: revíselas después en la configuración de la carrera.

   

8. Compruebe en la tabla de resumen que los datos son correctos y haga clic en Guardar.

   

9. En la ventana emergente, haga clic en Sí para terminar el proceso. Los participantes que ya existan se sobrescribirán. Si no quiere que esto suceda, haga clic en No y elimine los participantes duplicados de su documento de importación.

   

10. Al terminar, Copernico valida la carrera y muestra la pestaña Último resumen con el resultado de la validación precarrera. Si marca Revalidar automáticamente al detectar cambios, la validación se repetirá cada vez que cambien los participantes. Pulse el botón de cerrar (Close) para volver a la tabla de participantes.

    

3. Asignación de chips en la importación

Para asignar el chip a cada participante, basta con que, en su documento de importación, cree una columna de chip (con la cabecera «Chip», «Tag» o «Chip code» se asocia sola) y complete este valor para cada participante.

Si quiere asignar dos chips a un mismo participante, añada en su documento de importación una segunda columna en la que ponga el valor del segundo chip. Durante la importación, asocie ambas columnas a «Chip» en el desplegable de Campo a asignar. Copernico asociará ambos valores como chips del participante.

4. Asignación de tipos de equipo en la importación

Si hay participantes con más de un tipo de equipo, deberá poner estos equipos en columnas diferentes, cada una con un encabezado diferente. Con la cabecera «Tipo de equipo» o «Team type», la columna se asocia sola.

En el paso de asociación de campos durante la importación, escoja «Tipo de equipo» en el desplegable de Campo a asignar para su columna o columnas.

5. Reemplazar o modificar la base de datos de participantes

En el artículo ¿Reemplazar o modificar la base de datos de participantes en Copernico? explicamos cuándo se debe utilizar cada una de las opciones.

6. Historial de mapeos

Copernico guarda en su navegador los últimos 20 mapeos de columnas que haya usado. En la siguiente importación puede elegir uno en Historial de mapeos (con el nombre del fichero, la fecha y el Último uso) o borrarlo con ✕. El historial es de su navegador: no se comparte con otros usuarios ni con otros ordenadores.

Puede ver esta mejora en el siguiente vídeo.

Con el archivo preparado y las columnas y los valores asociados, sus participantes quedarán importados en Copernico.

7. Transcripción del vídeo

Al realizar la importación de participantes, uno de los primeros pasos es la asignación de los campos que no tienen una asignación directa porque no han sido reconocidos por Copernico. Cuando realicemos selecciones manuales, como puede ser un atributo o la creación de un campo, selección de local o la creación de este campo especial, e importemos, la siguiente vez que hagamos una modificación tras la importación estos campos quedarán en la memoria local del equipo, en el equipo donde estamos haciendo la importación, para no tener que volver a seleccionarlos [hoy, el mapeo anterior se elige en Historial de mapeos].

Si hacemos una modificación de los datos porque queremos actualizar y, en vez de reemplazar, queremos modificar [hoy, modo Modify], de igual manera veremos que se quedan guardados estos valores que hemos seleccionado previamente, para que podamos continuar la importación.